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Conformité & Contrôle interne

Au service de la gestion d’actifs

Soucieux de vous fournir un accompagnement adapté à votre secteur, nous vous proposons une offre appropriée en matière de conformité et de contrôle interne.

Acteurs des secteurs asset management (SGP, CGP, PSI, PSAN, Corporate Finance), assurance, banque ou services/industrie, vos organisations doivent faire face à un contexte de plus en plus technique et régulé. Ces obligations réglementaires nécessitent un accompagnement sur-mesure.

Asset management

Vous êtes ?

  • Une société de gestion de portefeuille (« SGP »)
  • Un conseiller en gestion de patrimoine (« CGP »)
  • Un prestataire de services d’investissement (« PSI »)
  • Un prestataire de services sur actifs numériques (« PSAN »)
  • Une société non régulée (Corporate finance)

Agréments et

accompagnement

Exponens est un cabinet indépendant qui a choisi d’accompagner notamment les acteurs du secteur financier et de la gestion d’actifs dans le domaine de la conformité et du contrôle interne.

Dossier d’agrément (AMF/ACPR) / Extension d’agrément (AMF/ACPR) / Exemption d’agrément (ACPR)

Nous vous accompagnons durant l’élaboration du dossier et durant toute la période d’instruction, et ce, jusqu’à l’obtention de l’agrément de la société par l’autorité de tutelle : assistance à la rédaction, à la mise à jour des dossiers d’agréments, aux réponses éventuelles à apporter au cours de l’instruction en cas de demandes complémentaires, …

Nous sommes présents également tout au long de la vie sociale des véhicules d’investissement, au plus près des mutations : accompagnement à la préparation des dossiers d’agréments ou de mutation.

Organisation et stratégies

Notre équipe peut vous accompagner dans l’organisation, la structuration de votre dispositif opérationnel de conformité :

  • Analyse de faisabilité de certains projets en lien avec les évolutions réglementaires
  • Mise en place des bonnes pratiques
  • Revue des documents et des fichiers communiqués aux Autorités de tutelle
  • Assistance à la rédaction et à la mise à jour de la documentation normative (procédures, politiques, cartographies réglementaires et opérationnelles)
  • Remplacement temporaire de RCCI/RCSI

Mission de conseil

Notre équipe peut également être à vos côtés à l’occasion de certaines tâches, telles que la revue de la documentation commerciale, des reporting clients, des réponses apportées aux questions que vous pourriez nous poser, l’étude des situations potentielles ou avérées de conflits d’intérêts…, qui n’entrent pas dans les fonctions de contrôle dévolues au RCCI et qui doivent donc être exclues du nombre de jours alloués aux tâches externalisées de RCCI tel que déclaré dans le programme d’activité et dans le rapport « FRA‐RAC ».

Assistance lors des contrôles des tutelles

Nous pouvons vous accompagner et vous assister dans le cadre des contrôles des Autorités de tutelle et des Associations professionnelles.

Veille et exigences règlementaires

Grâce à un suivi permanent des évolutions réglementaires, notre équipe vous tient régulièrement informés de vos obligations réglementaires.

D’ailleurs, notre équipe vous propose de vous accompagner, plus spécifiquement, dans l’élaboration des dispositifs relatifs à la finance durable (ESG, taxonomie, SFDR, CSRD) et la cybersécurité, devenus des enjeux majeurs.

Gestion des risques

  • Cartographie et définition d’alertes
  • Mise en place ou refonte du dispositif de gestion des risques de la société
  • Revue des processus de gestion/d’investissement

Contrôle

interne

Exponens accompagne les sociétés régulées et non régulées dans leur dispositif de contrôle interne.

Délégation de conformité et de contrôle interne

  • Assistance à la conception et à la mise en œuvre du PCCI
  • Formalisation des travaux de contrôle permanent
  • Mission de contrôle périodique selon les points et périodicités retenus
  • Formalisation de rapports de synthèse des travaux réalisés
  • Tenue des comités de conformité et contrôle interne et présentation des travaux

Assistance à la mission de conformité et de contrôle interne

Notre équipe vous accompagne dans la structuration des dispositifs de conformité, de contrôle interne et d’encadrement des risques, dans la réalisation des travaux de contrôle de la société fixés selon les points et les périodicités définis au PCCI, ou encore à la formalisation des reporting à adresser à l’AMF.

Audit de conformité

Notre équipe peut, à votre demande, établir un diagnostic sur l’état du dispositif de conformité et de contrôle interne de vos activités régulées.

Formations

Notre équipe peut vous proposer des formations afin que vos collaborateurs puissent maîtriser tous les aspects du marché financier, ses évolutions et ses enjeux réglementaires.

  • Sensibilisation à la conformité et au contrôle interne
  • Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme
  • Abus de marché
  • Finance durable
  • Cybersécurité
  • Préparation de l’examen pour l’obtention de la carte professionnelle RCCI

Assurances

Vous êtes ?

  • Une société ou mutuelle d’assurance relevant du code des assurances
  • Une mutuelle relevant du code de la mutualité (dont mutuelle relevant des livres II et III)
  • Une institution de prévoyance relevant du code de la Sécurité Sociale
  • Un fond de retraite professionnelle supplémentaire relevant du code des assurances
  • Une mutuelle et union de retraite professionnelle supplémentaire relevant du code de la mutualité
  • Une institution de retraite professionnelle supplémentaire relevant du code de la sécurité sociale
  • Un intermédiaire en assurances : courtier, agent d’assurance, mandataire d’assurance et mandataire d’intermédiaire d’assurance

Reporting avec les autorités de contrôle

En application du troisième pilier de la directive Solvabilité II, les organismes d’assurance ont l’obligation de communiquer certaines informations au public et aux autorités de contrôle.

Exponens s’engage à proposer des solutions durables et vous accompagner dans vos missions de reporting :

  • Questionnaire de protection de la clientèle
  • Rapport ORSA (own risk and solvency Assessment)
  • Rapport SFCR (rapport annuel sur la solvabilité et la situation financière)
  • Rapport RSR (rapport régulier au contrôleur)
  • Rapport sur l’externalisation d’activité ou fonction importante
  • Notification à l’ACPR des dirigeants, dirigeants effectifs et des responsables des fonctions clés

Organisation et amélioration du dispositif de conformité

Le secteur des organismes d’assurance a dû faire face à de nombreux défis au cours des dernières années au regard de la multiplication des exigences règlementaires. Depuis l’entrée en application de la directive Solvabilité II en 2016, les organismes d’assurance ont l’obligation de se doter de quatre fonctions clés : vérification de la conformité, gestion des risques, audit interne et actuariat.

Au cœur de ces fonctions clés, l’organe d’administration de gestion et de contrôle (AMSB – administrative, management or supervisory body) joue un rôle de premier plan, en étant le garant d’un système de gestion sain et prudent. Exponens s’engage à vous accompagner dans :

  • Mise en place de politiques écrites (politiques de conformité, de gestion des risques, de cartographie des risques, de prévention des conflits d’intérêt, …)
  • Veille juridique et formalisation d’analyses d’impact (Solvabilité II, DDA, …)
  • Prise en charge de missions de conformité autour de thématiques précises : prestataires de services en nuage, dispositif LCB-FT, Loi de finance de la sécurité sociale, certificats onegate…
  • Rapport d’activité de la fonction clé vérification de la conformité
  • Formalisation des fiches d’évaluation des risques de non-conformité
  • Elaboration des comptes rendus d’activité pour les administrateurs
  • Mise en conformité des conditions générales ou règlements mutualistes, des documents précontractuels et contractuels, des documents IPID (document d’information sur le produit d’assurance)
  • Avis de conformité concernant les nouveaux produits proposés

Contrôle interne

Exponens peut accompagner les responsables de fonctions clés, en charge de la conformité, de la gestion des risques, de l’actuariat et de l’audit interne, impliqués dans la mise en œuvre du système de contrôle interne.

Après l’étape indispensable d’autocontrôle, le contrôle interne se découpe en trois niveaux et pour chaque niveau, nos équipes peuvent vous aider à mettre en place un dispositif adapté aux exigences réglementaires, à l’efficacité opérationnelle et au niveau de chaque risque :

  • Le contrôle de premier niveau est réalisé par les opérationnels. Exponens peut vous aider à définir les contrôles à mener en termes de nature et de fréquence, à bâtir le tableau de bord de suivi des contrôles, à alimenter une base des incidents.
  • Exponens peut vous accompagner dans la réalisation des contrôles de second niveau ou intervenir en délégation.

Notre approche s’attache à vérifier la bonne adéquation des règles et procédures avec la règlementation, et la bonne application de celles-ci par l’organisme d’assurance. Nous nous assurons de ou réalisons les missions suivantes :

  • La transmission dans le cadre de la demande d’agrément et la révision des principales politiques écrites
  • La détermination des seuils d’alerte au sein de la politique de gestion des risques.
  • La déclaration auprès de l’ACPR de l’ensemble des externalisations de fonctions critiques ou importantes
  • L’élaboration de la cartographie des risques
  • Le recensement centralisé des anomalies ou incidents
  • L’existence d’un plan de conformité validé par le conseil d’administration
  • La mise en place du dispositif LCB-FT à ce titre

Formations

Nos formations s’adressent aussi bien aux opérationnels qu’aux administrateurs.

Exemples de formations proposées :

LCB-FT, Solvabilité II, Directive Distribution d’Assurance, Taxonomie, FICOVIE, 100% santé, résiliation infra annuelle, RGPD, gouvernance des TIC, responsabilité des administrateurs,…

Banque

Vous êtes ?

  • Un établissement de crédits
  • Un prestataire de services d’investissement (« PSI ») hors société de gestion de portefeuille (« SGP »)

Conformité

Notre équipe vous accompagne dans l’organisation et la structuration de votre dispositif opérationnel de conformité.

Optimiser, assister la fonction Conformité

Notre équipe vous accompagne et vous assiste dans l’organisation, la structuration de votre dispositif opérationnel de conformité et de contrôle interne. A ce titre, nous pouvons réaliser des études d’impacts des règlementations au regard de vos activités, rédiger un corpus documentaire (procédures, politiques, chartes, …), et vous proposer des solutions appropriées relatives aux problématiques émergentes (ESG, cybersécurité, digitalisation, …).

Au besoin, nous pouvons également mettre à disposition de votre établissement des collaborateurs pour alléger la charge de vos équipes.

Prévenir le risque de non-conformité

  • Diagnostics des dispositifs de fraudes (internes et externes)
  • Suivi des opérations et mouvements de fonds
  • Connaissances Clients (KYC) et Fournisseurs (KYS)
  • Lutte contre le blanchiment et financement du terrorisme (LCB-FT)
  • Transactions suspectes

Assurer le suivi des évolutions réglementaires

Nous vous accompagnons dans la mise en œuvre opérationnelle des réglementations (ex : DORA, RGPD, AMLD, CSRD, Bâle / CRD, Sapin 2, Eckert, MIFID2) et leurs  impacts en termes de :

 

  • Gouvernance
  • Organisation
  • Reporting
  • Procédure

Accompagner dans les relations avec les autorités de tutelle

Nous vous accompagnons durant l’élaboration du dossier et pour toute la période d’instruction, et ce, jusqu’à l’obtention de l’agrément, ou de l’extension d’agrément ou de l’exemption d’agrément par l’autorité de tutelle (ACPR).

Nous pouvons également vous assister dans le cadre des contrôles ordonnés par les Autorités de tutelle et les Associations professionnelles.

Organisation du dispositif PUPA/PCA

Notre équipe vous aide à définir, organiser et tester votre dispositif PUPA/PCA. Nos experts en sécurité des systèmes d’informations peuvent également intervenir et réaliser un audit ainsi que définir des plans d’actions au besoin.

Nos principales thématiques en

conformité

Notre équipe vous accompagne dans l’organisation et la structuration de votre dispositif opérationnel de conformité.

Sécurité Financière

Nous pouvons analyser votre dispositif de sécurité financière, la classification des risques, des outils de transaction monitoring, des PPE, du gel des avoirs et des déclarations TRACFIN. Nous pouvons vous aider à identifier les risques LCB-FT liés à votre activité ou à celle de vos clients, à mettre en place des dispositifs pertinents au regard du comportement de vos clients et à optimiser votre dispositif d’alerte.

Droit au compte, inclusion bancaire et comptes inactifs

Nous pouvons effectuer pour vous une revue des contrats inactifs, des bénéficiaires, ou de la communication aux clients. Nous pouvons également vous accompagner dans l’optimisation du mécanisme de détection des consommateurs en situation de fragilité financière, ou dans la détection et le traitement des avoirs en déshérence.

RGPD

Nous pouvons vous accompagner dans la gestion de votre activité RGPD, par sa conciliation avec la règlementation et les autres activités de conformité, et par la mise en place d’outils. Nous vous proposons également d’assurer la fonction de DPO dans le cadre d’une externalisation de l’activité.

Gestion des réclamations

Nos équipes peuvent vous accompagner dans la mise en place et l’optimisation du processus de traitement des réclamations, et de son suivi.

Contrôle

interne

Nos équipes vous accompagnent durant tout le processus de définition, d’optimisation et de déploiement du contrôle interne au sein de votre établissement.

Organisation du dispositif de contrôle interne

Nous pouvons mettre en place un plan de contrôle permanent de niveau 1 et 2, et proposer des recommandations au regard des obligations réglementaires et des bonnes pratiques de place.
Nos équipes vous accompagnent également dans la production des reporting internes et règlementaires (RACI, QPC, …).  

Nous pouvons également vous accompagner dans la mise en place d’un plan de contrôle périodique (audit), ou plus largement dans l’organisation de la fonction de contrôle périodique.

Nous vous proposons également d’assurer la fonction de contrôle permanent et/ou périodique dans le cadre d’une externalisation de l’activité ou d’un renfort opérationnel.  

Optimisation, automatisation, documentation du contrôle interne

Nouvelle organisation interne, accélération de la croissance externe ou fusion entre deux entités, vous souhaitez rationaliser votre dispositif de contrôle interne ? Ou tout simplement disposer d’un regard externe face aux obligations réglementaires ou aux bonnes pratiques ?

Nous vous proposons un diagnostic du dispositif existant à la recherche d’une couverture adaptée et efficace de vos risques.

La mise en place d’un nouvel outil de contrôle interne peut également être l’occasion de revoir le socle documentaire du contrôle interne : cartographie des risques, plan de contrôle, fiche de contrôle.

Formations

Nos équipes vous accompagnent durant tout le processus de définition, d’optimisation et de déploiement du contrôle interne au sein de votre établissement.

Notre équipe peut vous proposer des formations afin que vos collaborateurs puissent maîtriser les enjeux réglementaires.

  • Sensibilisation à la conformité et au contrôle interne
  • Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme
  • Abus de marché
  • Finance durable
  • Cybersécurité

Services & Industrie

Vous êtes ?

Une société ou une filiale d’un groupe dans le secteur des transports, du commerce, de l’immobilier, de l’information, de la communication, du BTP, de l’alimentaire, de l’industrie pharmaceutique, …

Conformité

Nos équipes vous accompagnent et vous assistent dans l’organisation, la structuration de votre dispositif opérationnel de conformité.

Nous pouvons réaliser des études d’impacts des règlementations au regard de vos activités, rédiger un corpus documentaire (procédures, politiques, chartes, …), et vous proposer des solutions appropriées relatives aux problématiques émergentes (ESG, cybersécurité, digitalisation, …).

Contrôle interne

Nos équipes vous accompagnent durant tout le processus de définition et de déploiement du contrôle interne au sein de votre établissement au regard des obligations réglementaires et des bonnes pratiques de place.

Nouvelle organisation interne, accélération de la croissance externe ou fusion entre deux entités, vous souhaitez rationaliser votre dispositif de contrôle interne ?
Nous vous proposons un diagnostic du dispositif existant à la recherche d’une couverture adaptée et efficace de vos risques.

La mise en place d’un nouvel outil de contrôle interne peut également être l’occasion de revoir le socle documentaire du contrôle interne : cartographie des risques, plan de contrôle, fiche de contrôle.

Exponens peut intervenir dans des domaines variés, parmi lesquels :

  • la lutte contre la corruption (Sapin 2)
  • la lutte contre la fraude
  • la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB/FT)
  • la protection des données personnelles
  • le droit de la concurrence
  • la RSE (responsabilité sociale des entreprises)
  • la sécurité, l’hygiène et les conditions de travail

Outillage des fonctions Risques, Contrôle et Conformité

Pour les directions ayant fait le choix de se doter d’un outil intégré et cohérent pour la gestion des risques, contrôles, conformité et audit, Exponens vous accompagne en toute indépendance dans le choix de votre futur outil de GRC.

  • Recueil et rédaction des besoins
  • Identification des outils de marché existants
  • Aide à la sélection d’une short list
  • Rédaction et lancement de l’appel d’offres
  • Organisation des soutenances et aide au dépouillement

Formations

Notre équipe peut vous proposer des formations afin que vos collaborateurs puissent maîtriser les enjeux réglementaires.

  • Sensibilisation à la conformité et au contrôle interne
  • Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme
  • RSE (loi climat, taxonomie…)
  • Cybersécurité
  • Sapin 2

Contactez nos experts associés

Sophie Breton

+33 (0)1 49 29 55 38

Paris Gare de Lyon

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Sophie Breton intègre le groupe Exponens en 1994 après deux années passées chez KPMG. Après avoir pris en charge des missions d’expertise comptable dans des domaines d’activité variés, elle est à l’origine de la création en 2005 du département immobilier et réalise des prestations d’assistance comptable et fiscale (tenue, révision, reporting, tax compliance, due diligences, …) à destination de sociétés foncières et fonds d’investissement, français ou étrangers.

En 2008, elle a initié le développement au sein du groupe Exponens d’une compétence particulière en matière de comptabilité OPCI qui lui permet aujourd’hui de proposer une offre de services spécifiquement dédiée à ce type de véhicules immobiliers. Sophie Breton anime d’ailleurs régulièrement des formations professionnelles sur ce sujet et participe aux travaux de la commission comptable de l’Association Française des Sociétés de Placement Immobilier (ASPIM).

Au sein d’Exponens, Sophie est membre du Comité Qualité & Ethique.

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Nos experts se feront un plaisir de vous répondre.