Conformité & Contrôle interne
Au service de la gestion d’actifs
Soucieux de vous fournir un accompagnement adapté à votre secteur, nous vous proposons une offre appropriée en matière de conformité et de contrôle interne.
Acteurs des secteurs asset management (SGP, CGP, PSI, PSAN, Corporate Finance), assurance, banque ou services/industrie, vos organisations doivent faire face à un contexte de plus en plus technique et régulé. Ces obligations réglementaires nécessitent un accompagnement sur-mesure.
Asset management
Vous êtes ?
- Une société de gestion de portefeuille (« SGP »)
- Un conseiller en gestion de patrimoine (« CGP »)
- Un prestataire de services d’investissement (« PSI »)
- Un prestataire de services sur actifs numériques (« PSAN »)
- Une société non régulée (Corporate finance)
Agréments et
accompagnement
Exponens est un cabinet indépendant qui a choisi d’accompagner notamment les acteurs du secteur financier et de la gestion d’actifs dans le domaine de la conformité et du contrôle interne.
Nous vous accompagnons durant l’élaboration du dossier et durant toute la période d’instruction, et ce, jusqu’à l’obtention de l’agrément de la société par l’autorité de tutelle : assistance à la rédaction, à la mise à jour des dossiers d’agréments, aux réponses éventuelles à apporter au cours de l’instruction en cas de demandes complémentaires, …
Nous sommes présents également tout au long de la vie sociale des véhicules d’investissement, au plus près des mutations : accompagnement à la préparation des dossiers d’agréments ou de mutation.
Notre équipe peut vous accompagner dans l’organisation, la structuration de votre dispositif opérationnel de conformité :
- Analyse de faisabilité de certains projets en lien avec les évolutions réglementaires
- Mise en place des bonnes pratiques
- Revue des documents et des fichiers communiqués aux Autorités de tutelle
- Assistance à la rédaction et à la mise à jour de la documentation normative (procédures, politiques, cartographies réglementaires et opérationnelles)
- Remplacement temporaire de RCCI/RCSI
Notre équipe peut également être à vos côtés à l’occasion de certaines tâches, telles que la revue de la documentation commerciale, des reporting clients, des réponses apportées aux questions que vous pourriez nous poser, l’étude des situations potentielles ou avérées de conflits d’intérêts…, qui n’entrent pas dans les fonctions de contrôle dévolues au RCCI et qui doivent donc être exclues du nombre de jours alloués aux tâches externalisées de RCCI tel que déclaré dans le programme d’activité et dans le rapport « FRA‐RAC ».
Nous pouvons vous accompagner et vous assister dans le cadre des contrôles des Autorités de tutelle et des Associations professionnelles.
Grâce à un suivi permanent des évolutions réglementaires, notre équipe vous tient régulièrement informés de vos obligations réglementaires.
D’ailleurs, notre équipe vous propose de vous accompagner, plus spécifiquement, dans l’élaboration des dispositifs relatifs à la finance durable (ESG, taxonomie, SFDR, CSRD) et la cybersécurité, devenus des enjeux majeurs.
- Cartographie et définition d’alertes
- Mise en place ou refonte du dispositif de gestion des risques de la société
- Revue des processus de gestion/d’investissement
Contrôle
interne
Exponens accompagne les sociétés régulées et non régulées dans leur dispositif de contrôle interne.
- Assistance à la conception et à la mise en œuvre du PCCI
- Formalisation des travaux de contrôle permanent
- Mission de contrôle périodique selon les points et périodicités retenus
- Formalisation de rapports de synthèse des travaux réalisés
- Tenue des comités de conformité et contrôle interne et présentation des travaux
Notre équipe vous accompagne dans la structuration des dispositifs de conformité, de contrôle interne et d’encadrement des risques, dans la réalisation des travaux de contrôle de la société fixés selon les points et les périodicités définis au PCCI, ou encore à la formalisation des reporting à adresser à l’AMF.
Notre équipe peut, à votre demande, établir un diagnostic sur l’état du dispositif de conformité et de contrôle interne de vos activités régulées.
Formations
Notre équipe peut vous proposer des formations afin que vos collaborateurs puissent maîtriser tous les aspects du marché financier, ses évolutions et ses enjeux réglementaires.
- Sensibilisation à la conformité et au contrôle interne
- Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme
- Abus de marché
- Finance durable
- Cybersécurité
- Préparation de l’examen pour l’obtention de la carte professionnelle RCCI
Assurances
Vous êtes ?
- Une société ou mutuelle d’assurance relevant du code des assurances
- Une mutuelle relevant du code de la mutualité (dont mutuelle relevant des livres II et III)
- Une institution de prévoyance relevant du code de la Sécurité Sociale
- Un fond de retraite professionnelle supplémentaire relevant du code des assurances
- Une mutuelle et union de retraite professionnelle supplémentaire relevant du code de la mutualité
- Une institution de retraite professionnelle supplémentaire relevant du code de la sécurité sociale
- Un intermédiaire en assurances : courtier, agent d’assurance, mandataire d’assurance et mandataire d’intermédiaire d’assurance
En application du troisième pilier de la directive Solvabilité II, les organismes d’assurance ont l’obligation de communiquer certaines informations au public et aux autorités de contrôle.
Exponens s’engage à proposer des solutions durables et vous accompagner dans vos missions de reporting :
- Questionnaire de protection de la clientèle
- Rapport ORSA (own risk and solvency Assessment)
- Rapport SFCR (rapport annuel sur la solvabilité et la situation financière)
- Rapport RSR (rapport régulier au contrôleur)
- Rapport sur l’externalisation d’activité ou fonction importante
- Notification à l’ACPR des dirigeants, dirigeants effectifs et des responsables des fonctions clés
Le secteur des organismes d’assurance a dû faire face à de nombreux défis au cours des dernières années au regard de la multiplication des exigences règlementaires. Depuis l’entrée en application de la directive Solvabilité II en 2016, les organismes d’assurance ont l’obligation de se doter de quatre fonctions clés : vérification de la conformité, gestion des risques, audit interne et actuariat.
Au cœur de ces fonctions clés, l’organe d’administration de gestion et de contrôle (AMSB – administrative, management or supervisory body) joue un rôle de premier plan, en étant le garant d’un système de gestion sain et prudent. Exponens s’engage à vous accompagner dans :
- Mise en place de politiques écrites (politiques de conformité, de gestion des risques, de cartographie des risques, de prévention des conflits d’intérêt, …)
- Veille juridique et formalisation d’analyses d’impact (Solvabilité II, DDA, …)
- Prise en charge de missions de conformité autour de thématiques précises : prestataires de services en nuage, dispositif LCB-FT, Loi de finance de la sécurité sociale, certificats onegate…
- Rapport d’activité de la fonction clé vérification de la conformité
- Formalisation des fiches d’évaluation des risques de non-conformité
- Elaboration des comptes rendus d’activité pour les administrateurs
- Mise en conformité des conditions générales ou règlements mutualistes, des documents précontractuels et contractuels, des documents IPID (document d’information sur le produit d’assurance)
- Avis de conformité concernant les nouveaux produits proposés
Exponens peut accompagner les responsables de fonctions clés, en charge de la conformité, de la gestion des risques, de l’actuariat et de l’audit interne, impliqués dans la mise en œuvre du système de contrôle interne.
Après l’étape indispensable d’autocontrôle, le contrôle interne se découpe en trois niveaux et pour chaque niveau, nos équipes peuvent vous aider à mettre en place un dispositif adapté aux exigences réglementaires, à l’efficacité opérationnelle et au niveau de chaque risque :
- Le contrôle de premier niveau est réalisé par les opérationnels. Exponens peut vous aider à définir les contrôles à mener en termes de nature et de fréquence, à bâtir le tableau de bord de suivi des contrôles, à alimenter une base des incidents.
- Exponens peut vous accompagner dans la réalisation des contrôles de second niveau ou intervenir en délégation.
Notre approche s’attache à vérifier la bonne adéquation des règles et procédures avec la règlementation, et la bonne application de celles-ci par l’organisme d’assurance. Nous nous assurons de ou réalisons les missions suivantes :
- La transmission dans le cadre de la demande d’agrément et la révision des principales politiques écrites
- La détermination des seuils d’alerte au sein de la politique de gestion des risques.
- La déclaration auprès de l’ACPR de l’ensemble des externalisations de fonctions critiques ou importantes
- L’élaboration de la cartographie des risques
- Le recensement centralisé des anomalies ou incidents
- L’existence d’un plan de conformité validé par le conseil d’administration
- La mise en place du dispositif LCB-FT à ce titre
Nos formations s’adressent aussi bien aux opérationnels qu’aux administrateurs.
Exemples de formations proposées :
LCB-FT, Solvabilité II, Directive Distribution d’Assurance, Taxonomie, FICOVIE, 100% santé, résiliation infra annuelle, RGPD, gouvernance des TIC, responsabilité des administrateurs,…
Banque
Vous êtes ?
- Un établissement de crédits
- Un prestataire de services d’investissement (« PSI ») hors société de gestion de portefeuille (« SGP »)
Conformité
Notre équipe vous accompagne dans l’organisation et la structuration de votre dispositif opérationnel de conformité.
Notre équipe vous accompagne et vous assiste dans l’organisation, la structuration de votre dispositif opérationnel de conformité et de contrôle interne. A ce titre, nous pouvons réaliser des études d’impacts des règlementations au regard de vos activités, rédiger un corpus documentaire (procédures, politiques, chartes, …), et vous proposer des solutions appropriées relatives aux problématiques émergentes (ESG, cybersécurité, digitalisation, …).
Au besoin, nous pouvons également mettre à disposition de votre établissement des collaborateurs pour alléger la charge de vos équipes.
- Diagnostics des dispositifs de fraudes (internes et externes)
- Suivi des opérations et mouvements de fonds
- Connaissances Clients (KYC) et Fournisseurs (KYS)
- Lutte contre le blanchiment et financement du terrorisme (LCB-FT)
- Transactions suspectes
Nous vous accompagnons dans la mise en œuvre opérationnelle des réglementations (ex : DORA, RGPD, AMLD, CSRD, Bâle / CRD, Sapin 2, Eckert, MIFID2) et leurs impacts en termes de :
- Gouvernance
- Organisation
- Reporting
- Procédure
Nous vous accompagnons durant l’élaboration du dossier et pour toute la période d’instruction, et ce, jusqu’à l’obtention de l’agrément, ou de l’extension d’agrément ou de l’exemption d’agrément par l’autorité de tutelle (ACPR).
Nous pouvons également vous assister dans le cadre des contrôles ordonnés par les Autorités de tutelle et les Associations professionnelles.
Notre équipe vous aide à définir, organiser et tester votre dispositif PUPA/PCA. Nos experts en sécurité des systèmes d’informations peuvent également intervenir et réaliser un audit ainsi que définir des plans d’actions au besoin.
Nos principales thématiques en
conformité
Notre équipe vous accompagne dans l’organisation et la structuration de votre dispositif opérationnel de conformité.
Nous pouvons analyser votre dispositif de sécurité financière, la classification des risques, des outils de transaction monitoring, des PPE, du gel des avoirs et des déclarations TRACFIN. Nous pouvons vous aider à identifier les risques LCB-FT liés à votre activité ou à celle de vos clients, à mettre en place des dispositifs pertinents au regard du comportement de vos clients et à optimiser votre dispositif d’alerte.
Nous pouvons effectuer pour vous une revue des contrats inactifs, des bénéficiaires, ou de la communication aux clients. Nous pouvons également vous accompagner dans l’optimisation du mécanisme de détection des consommateurs en situation de fragilité financière, ou dans la détection et le traitement des avoirs en déshérence.
Nous pouvons vous accompagner dans la gestion de votre activité RGPD, par sa conciliation avec la règlementation et les autres activités de conformité, et par la mise en place d’outils. Nous vous proposons également d’assurer la fonction de DPO dans le cadre d’une externalisation de l’activité.
Nos équipes peuvent vous accompagner dans la mise en place et l’optimisation du processus de traitement des réclamations, et de son suivi.
Contrôle
interne
Nos équipes vous accompagnent durant tout le processus de définition, d’optimisation et de déploiement du contrôle interne au sein de votre établissement.
Nous pouvons mettre en place un plan de contrôle permanent de niveau 1 et 2, et proposer des recommandations au regard des obligations réglementaires et des bonnes pratiques de place.
Nos équipes vous accompagnent également dans la production des reporting internes et règlementaires (RACI, QPC, …).
Nous pouvons également vous accompagner dans la mise en place d’un plan de contrôle périodique (audit), ou plus largement dans l’organisation de la fonction de contrôle périodique.
Nous vous proposons également d’assurer la fonction de contrôle permanent et/ou périodique dans le cadre d’une externalisation de l’activité ou d’un renfort opérationnel.
Nouvelle organisation interne, accélération de la croissance externe ou fusion entre deux entités, vous souhaitez rationaliser votre dispositif de contrôle interne ? Ou tout simplement disposer d’un regard externe face aux obligations réglementaires ou aux bonnes pratiques ?
Nous vous proposons un diagnostic du dispositif existant à la recherche d’une couverture adaptée et efficace de vos risques.
La mise en place d’un nouvel outil de contrôle interne peut également être l’occasion de revoir le socle documentaire du contrôle interne : cartographie des risques, plan de contrôle, fiche de contrôle.
Formations
Nos équipes vous accompagnent durant tout le processus de définition, d’optimisation et de déploiement du contrôle interne au sein de votre établissement.
Notre équipe peut vous proposer des formations afin que vos collaborateurs puissent maîtriser les enjeux réglementaires.
- Sensibilisation à la conformité et au contrôle interne
- Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme
- Abus de marché
- Finance durable
- Cybersécurité
Services & Industrie
Vous êtes ?
Une société ou une filiale d’un groupe dans le secteur des transports, du commerce, de l’immobilier, de l’information, de la communication, du BTP, de l’alimentaire, de l’industrie pharmaceutique, …
Nos équipes vous accompagnent et vous assistent dans l’organisation, la structuration de votre dispositif opérationnel de conformité.
Nous pouvons réaliser des études d’impacts des règlementations au regard de vos activités, rédiger un corpus documentaire (procédures, politiques, chartes, …), et vous proposer des solutions appropriées relatives aux problématiques émergentes (ESG, cybersécurité, digitalisation, …).
Nos équipes vous accompagnent durant tout le processus de définition et de déploiement du contrôle interne au sein de votre établissement au regard des obligations réglementaires et des bonnes pratiques de place.
Nouvelle organisation interne, accélération de la croissance externe ou fusion entre deux entités, vous souhaitez rationaliser votre dispositif de contrôle interne ?
Nous vous proposons un diagnostic du dispositif existant à la recherche d’une couverture adaptée et efficace de vos risques.
La mise en place d’un nouvel outil de contrôle interne peut également être l’occasion de revoir le socle documentaire du contrôle interne : cartographie des risques, plan de contrôle, fiche de contrôle.
Exponens peut intervenir dans des domaines variés, parmi lesquels :
- la lutte contre la corruption (Sapin 2)
- la lutte contre la fraude
- la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB/FT)
- la protection des données personnelles
- le droit de la concurrence
- la RSE (responsabilité sociale des entreprises)
- la sécurité, l’hygiène et les conditions de travail
Pour les directions ayant fait le choix de se doter d’un outil intégré et cohérent pour la gestion des risques, contrôles, conformité et audit, Exponens vous accompagne en toute indépendance dans le choix de votre futur outil de GRC.
- Recueil et rédaction des besoins
- Identification des outils de marché existants
- Aide à la sélection d’une short list
- Rédaction et lancement de l’appel d’offres
- Organisation des soutenances et aide au dépouillement
Notre équipe peut vous proposer des formations afin que vos collaborateurs puissent maîtriser les enjeux réglementaires.
- Sensibilisation à la conformité et au contrôle interne
- Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme
- RSE (loi climat, taxonomie…)
- Cybersécurité
- Sapin 2
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N’hésitez pas à nous solliciter.
Nos experts se feront un plaisir de vous répondre.